ความสามารถในการบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จขององค์กรยุคใหม่ ในทางกลับกัน หลายองค์กรต่างเผชิญกับความท้าทายของคลังจัดเก็บข้อมูลที่มักอยู่ในรูปแบบไซโล (Data Silos) จะถูกจัดเก็บเป็นกลุ่มก้อน แยกออกจากกัน กลายเป็นอุปสรรคที่สำคัญต่อการทำงานที่ต้องอาศัยการประสานข้อมูลกัน การบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ธุรกิจทลายไซโลและส่งเสริมการใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มที่ วันนี้ OPEN-TEC ศูนย์รวมองค์ความรู้ด้านเทคโนโลยี (Tech Knowledge Sharing Platform) ภายใต้การดูแลของ TCC TECHNOLOGY GROUP จะพาคุณไปสำรวจคุณลักษณะคลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ผลกระทบต่อองค์กร และวิธีการเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้
ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล
คลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล คือ กลุ่มข้อมูลซึ่งถูกจัดเก็บแยกออกจากกันภายในองค์กร ซึ่งโดยทั่วไปจะพบในแผนก หน่วยธุรกิจ หรือระบบต่าง ๆ ไซโลเหล่านี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากแนวทางการทำงานในอดีต ความเชี่ยวชาญของแผนก หรือการใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ผลที่ตามมาของคลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ได้แก่
– ความไร้ประสิทธิภาพ: ข้อมูลที่ถูกเก็บเอาไว้มีความซ้ำซ้อน แต่ละแผนกอาจรวบรวมข้อมูลที่คล้ายกันโดยไม่จำเป็น
– ขาดการทำงานร่วมกัน: ไซโลขัดขวางการทำงานร่วมกันข้ามแผนกและการแบ่งปันข้อมูล ซึ่งจำกัดความสามารถขององค์กรในการใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ อันมีเป้าหมายเพื่อสร้างองค์กรที่แข็งแกร่ง
– ความไม่ถูกต้องของข้อมูล: ข้อมูลที่แยกจากกันมีความเสี่ยงที่จะเกิดความไม่สอดคล้องกันและความไม่ถูกต้อง เนื่องจากไม่มีแหล่งที่มาของความจริงเพียงแหล่งเดียว โดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญ
– พลาดโอกาสทางธุรกิจ: ไซโลจำกัดความสามารถขององค์กรในการค้นหาและบริหารจัดการข้อมูลในเชิงลึก ที่อาจหลบซ่อนอยู่ในข้อมูลของแต่ละฝ่าย
คุณภาพของข้อมูลที่ไม่ดี เป็นผลกระทบที่ไม่คาดคิดจากการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ยังรวมถึงการมีข้อมูลไม่เพียงพอ และการขาดระบบบริหารจัดการเพื่อควบคุมดูแล จะส่งผลให้การตัดสินใจทำโดยไม่มีคุณภาพ และลดประสิทธิภาพขององค์กรลง
“เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะแก้ปัญหาในด้านของข้อมูลที่ต้องใช้วิเคราะห์ และระบบบริหารจัดการเพื่อกำกับดูแล” ผลสำรวจของ Gartner เมื่อเร็ว ๆ นี้ ระบุว่าในแต่ละปีองค์กรต่าง ๆ พบว่าข้อมูลที่คุณภาพไม่ดีเท่าที่ควร นำไปสู่ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายไม่พึงประสงค์ มูลค่าโดยเฉลี่ยสูงถึง 12.9 ล้านดอลลาร์ต่อปี นอกเหนือจากผลกระทบที่เกิดฉับพลันต่อรายได้ในระยะยาวแล้ว ข้อมูลคุณภาพต่ำยังเพิ่มความซับซ้อนยุ่งเหยิงให้แก่ระบบนิเวศของข้อมูล และนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่ถูกต้อง
ทลายไซโลด้วยการบริหารจัดการข้อมูล
การบริหารจัดการข้อมูลที่ดี จะมาพร้อมกับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดจากการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ช่วยให้องค์กรทลายอุปสรรคและสร้างสภาพแวดล้อมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เป็นเอกภาพมากขึ้น ตัวอย่างขั้นตอน ได้แก่
– การรวบรวมข้อมูล: การรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน จะช่วยอำนวยความสะดวกในการรวมข้อมูลจากแหล่งและแผนกต่าง ๆ องค์กรสามารถเข้าถึงมุมมองข้อมูลแบบองค์รวมได้
– การประกันคุณภาพข้อมูล: ช่วยรักษาคุณภาพของข้อมูลโดยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การล้างข้อมูล และการตรวจสอบความสอดคล้องกัน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ใช้มีความถูกต้องและเชื่อถือได้
– การกำกับดูแลข้อมูล: สร้างกรอบการกำกับดูแลข้อมูล กำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงและการใช้งานข้อมูล
– การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูล: การเข้าถึงข้อมูลที่มีการบูรณาการและมีคุณภาพสูง ช่วยให้การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น
การบริหารจัดการข้อมูล ช่วยเพิ่มผลลัพธ์ ยกระดับการทำงานข้ามแผนกร่วมกัน
การบริหารจัดการข้อมูลไม่เพียงแต่ทลายไซโลเท่านั้น แต่ยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในองค์กรอีกด้วย ตัวอย่างเช่น
– พัฒนาคุณภาพการทำงานร่วมกัน: แผนกต่าง ๆ จะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยความเข้าใจร่วมกันและการเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน
– เพิ่มคุณภาพในการตัดสินใจ: การตัดสินใจที่ต้องขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven) จะได้รับข้อมูลและแม่นยำมากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจโดยรวมที่ดีขึ้น
– ใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม: การทำงานร่วมกันช่วยลดความซ้ำซ้อนของความแรงงาน เวลา และทรัพยากร ซึ่งนำไปสู่การประหยัดต้นทุน ช่วยเพิ่มกำไรทางธุรกิจ
– ผลักดันนวัตกรรมใหม่: การทำงานร่วมกันสามารถนำไปสู่การสร้างนวัตกรรมข้ามสายงานได้ เนื่องจากแผนกต่าง ๆ สามารถใช้ประโยชน์จากมุมมองของตัวเองที่เป็นเอกลักษณ์ มาช่วยแก้ไขปัญหา
– เอื้อต่อประสบการณ์ที่ดีของลูกค้า: เมื่อแผนกต่าง ๆ ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น จะนำไปสู่แผนงานที่มุ่งสร้างประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้น เกิดเป็นความต่อเนื่อง และสม่ำเสมอ
บทสรุป
คลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล เป็นอุปสรรคสำคัญต่อประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันภายในองค์กร การบริหารจัดการข้อมูล จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทลายไซโลเหล่านี้ ด้วยการบูรณาการข้อมูล การรักษาคุณภาพ และส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน การที่องค์กรต่าง ๆ หันมาใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีเหล่านี้ จึงจะสามารถกระตุ้นศักยภาพของข้อมูลได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้การตัดสินใจดีขึ้น ประหยัดต้นทุน และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า การบริหารจัดการข้อมูลไม่ได้เป็นเพียงความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเท่านั้น แต่เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ในการปลดปล่อยพลังของข้อมูลเพื่อความสำเร็จขององค์กร
แหล่งอ้างอิงส่วนหนึ่งจาก : https://www.gartner.com/smarterwithgartner/how-to-improve-your-data-quality
Breaking Down Data Silos: Unifying Workforces and Driving Business Through Data Management Solutions
Efficient data management is a key factor for the success of modern organizations. However, many organizations face the challenge of data silos, which are isolated collections of data stored separately. These silos can hinder collaboration and prevent effective data utilization. Efficient data management helps businesses break down these silos, maximizing the use of their data. Today, OPEN-TEC, Tech Knowledge Sharing Platform, powered by TCC TECHNOLOGY GROUP, will explore the nature of data silos, their impact on organizations, and how to overcome these challenges.
Understanding Data Silos
Data silos refer to groups of data stored separately within an organization, often found in different departments, business units, or systems. These silos typically arise from past work practices, departmental expertise, or the use of different software systems. The consequences of data silos include:
– Inefficiency: Data is often duplicated, with each department collecting similar information unnecessarily.
– Lack of Collaboration: Silos restrict cross-departmental collaboration and data sharing, limiting the organization’s ability to leverage data for decision-making.
– Inaccurate Data: Isolated data increases the risk of inconsistencies and inaccuracies, especially when there is no single source of truth for critical information.
– Missed Business Opportunities: Silos restrict the organization’s ability to discover and manage in-depth data insights that may be hidden across different departments.
Poor data quality is an unexpected consequence of storing data in silos. This issue, combined with insufficient data and a lack of management systems for oversight, leads to poor decision-making and ultimately reduces organizational efficiency.
“Technology alone may not be sufficient to solve problems related to data that require analysis and management systems for oversight,” according to a recent Gartner survey. The survey found that each year, organizations encounter unnecessary costs averaging up to $12.9 million due to poor data quality. Beyond the immediate impact on long-term revenue, low-quality data also adds complexity and chaos to the data ecosystem, leading to incorrect decision-making.
Breaking Down Silos Through Data Management
Effective data management offers solutions to the problems caused by data silos, helping organizations create a more unified, data-driven environment. Key steps include:
– Data Integration: Consolidating data helps organizations gain a holistic view of their information.
– Data Quality Assurance: Ensuring data accuracy and consistency through data cleansing and validation.
– Data Governance: Establishing a governance framework that defines roles, responsibilities, and policies related to data access and usage.
– Data Analysis and Reporting: High-quality integrated data enables more effective analysis and reporting, leading to better decision-making.
Enhancing Collaboration Across Departments Through Data Management
Data management not only breaks down silos but also fosters collaboration within the organization. For example:
– Improved Collaboration: Departments can work together more effectively with a shared understanding and access to the same data.
– Better Decision-Making: Data-driven decisions become more accurate, leading to overall better organizational decisions.
– Optimal Resource Utilization: Collaboration reduces duplication of effort, time, and resources, resulting in cost savings and increased profits.
– Driving Innovation: Cross-functional collaboration can lead to innovation, as departments bring their unique perspectives to solve problems.
– Enhanced Customer Experience: When departments collaborate smoothly, it leads to plans that focus on creating a seamless and consistent customer experience.
Conclusion
Data silos are a significant barrier to efficiency and collaboration within organizations. Data management plays a crucial role in breaking down these silos by integrating data, maintaining quality, and promoting a culture of collaboration. By adopting these tools and technologies, organizations can fully harness the power of their data, resulting in better decision-making, cost savings, and improved customer experiences. Data management is not just a technological advancement but a strategic decision to unleash the power of data for organizational success.
Reference : https://www.gartner.com/smarterwithgartner/how-to-improve-your-data-quality
